2009年为集团公司确定的“成本管理年”，集团公司提出了2009年总成本比上年下降5%，可控成本下降10%的成本管理目标。作为可控成本主要内容的办公费就是控制成本的主要途径，本文拟就对我局办公费的管理分析及对降低成本的新作用进行论述，以期对全局成本管理工作献计献策。

一、办公费的概念与范畴

办公费是指企业管理部门为组织和管理生产活动所耗用的办公费用。主要包括办公用品、书刊资料费、印刷费、邮政费、电信费、计算机、传真机、复印机和打印机等办公设备配件与耗材、办公设备维修费、办公用纸、办公运输车辆配件、修理和用油、水电暖等费用。

二、目前办公费管理现状与存在问题

1、我局各单位对办公费用均有健全的管理制度，管理方法主要有以下几种：

①总包费用，控制使用。对各管理科室下达年度办公费用、差旅费、会议费、招待费等科室经费指标，在经费指标范围内由科室控制使用，科室可以对这些费用相互调剂，平衡使用，并凭票据到财务部门报销，但基本不取得增值税发票。

②总额控制，科室自购。就是在对各管理科室办公费用根据业务量大小核定消耗总额，各业务科 室在年度下达总额内自己在各零售商店购买后报销，基本不取得增值税发票。

③总额承包，现金发放。就是各科室办公用品实行总额承包，按月发放，财务部门不再报销办公费用，从而也无法取得税务发票。

2、通过对以上几种办公费的管理模式的分析，从加强控制的角度处罚，结合利用税务筹划思路，可以总结出管理中的不足之处。

①总包费用，控制使用的方式往往出现部门经费超支，延期报销的局面。究其原因，主要是将部门总的经费全部交由部门控制使用，部门基本没有科学计划，没有年度具体支出计划，但实际部门花费项目较多，部门与监督部门又都是算总账，往往造成事后控制不力，又不能超过年度指标，只能采取延期报销处理的被动方法。

②自行采购，弊端较多。由于将办公用品的购置权利全部下放给科室部门，造成科室部门会利用这种权利购置关系户的商品和劳务，对购置情况监督机构缺乏健全完善的信息资料，难以一一落实，容易滋生商品价高、质量低、服务差、个人索取返点或回扣等不良行为，使企业利益遭受侵害。

③自行采购，增加企业税务支出。一是由于科室部门自行在商品零售部门购买或接受劳务，购买金额零星发生，金额较小。而且这些零售部门一般不能取得增值税一般纳税人资格，不能出具增值税专用发票，只能开具商品零售业发票，从而使得企业不能取得增值税进项发票抵扣增值税销项税额，加大了企业的税务负担。以我局为例，2008年全局仅管理费和销售费用统计的管理部门消耗办公费就达2040万元，按照17%的税率计算，就造成多交税款近249万元。二是造表发放办公费的办法，从税法规定来看，由于未向税务部门备案，在所得税汇算时是不能作为费用扣除的，从而增加了企业的所得税负担。

三、规范管理办公费的途径探析

为规范企业管理，加强办公费的控制监督，既保证管理活动正常开展，又最大降低成本支出，降低消耗，杜绝办公费管理中的违规违纪行为，必须探寻办公费管理的新途径。

1、合理预算办公费用，总额控制使用。对办公费用每年应由财务、组干等部门，根据科室部门人员数量，结合上一年各部门办公费用支出情况，剔除非正常支出因素，统计出办公费分项消耗明细，并结合车辆公里油耗、办公设备配件消耗定额等定额合理测定办公费用，总额下达给科室部门控制使用。

2、办公费用应区别于科室部门经费，单另下达。办公费用作为科室部门费用的一部分，单另下达可以从指标上与其他费用相区别，促使科室部门在花费之前，制定计划，做到“心中有数”，避免与其他费用混在一起，难以做到事前控制。

3、采取集中购买，降低购买成本。可以采取各单位规定由一个部门或全局对常用办公消耗品规定单位购买的新方式，也可以由一个局内单位对外统一购置，局内统一销售的方式。取消由各基层单位科室部门自行随意采购的旧模式。新方式可以采取通过考察、招标确定一个或几个采购厂家或商家，对特殊商品及服务比如车辆、办公设备配件、修理、耗油可以指定专业服务结构统一提供商品或服务。在保证商品质量的前提下，长期提供价格优惠，降低采购成本，减少资金支出，也可以有效避免科室部门自行采购过程中的不良行为。

4、索取增值税专用发票，提高进项税额抵扣金额。若采取统一购买办公用品的方式，确定的供应商销售规模较大，一般均是增值税一般纳税人，可以开具增值税专用发票，进行增值税进项税额的抵扣。在尚未采取以上采购方式前，应坚决杜绝普通发票，可以要求供应商到税务局代开增值税专用发票，同样可以进行抵扣增值税进项税额，减少企业税赋负担。

编辑： 鱼聪玲